社区矫正智慧化电子档案管理平台

　　一、项目背景

　　近年来，平邑县司法局在省司法厅、市司法局的关心支持和县委、县政府的正确领导下，相继实现了社区矫正“队建制”、信息化、教育帮扶、“社区矫正官”制度试点等四大领域的突破。坚持以深化社区矫正集成改革为抓手，聚焦聚力工作运行过程中出现的矫正业务管理效能不高，以及矫正对象档案管理混乱、电子化程度过低、调阅节约不规范等现实难题，全力推进社区矫正业务管理模式和档案一体化工作创新，社区矫正工作质量不断提升。

　　（一）实现目标

　　1.提高管理效率：通过数字化、信息化的管理方式，实现社区矫正档案的快速录入、存储、检索和更新，大幅提高管理效率，减少人工操作错误，降低管理成本。

　　2.加强监管力度：系统可以实时监控社区矫正对象的活动轨迹、思想动态、矫正进展等信息，为社区矫正工作人员提供及时、准确的数据支持，帮助他们更好地了解社区矫正对象的情况，加强监管力度，防止脱管漏管现象的发生。

　　3.促进信息共享：系统可以实现社区矫正信息的共享，包括社区矫正对象的基本信息、矫正方案、矫正进展等，方便各级社区矫正机构之间的信息交流和协作，提高矫正工作的整体效率和质量。

　　4.推动规范化建设：通过系统的建设，可以推动社区矫正工作的规范化、标准化、专业化建设，使矫正工作更加科学、合理、有效。同时，系统还可以对矫正工作进行全面的统计和分析，为制定和调整矫正政策提供科学依据。

　　5.保障信息安全：系统采用先进的信息安全技术，确保社区矫正信息的安全性和保密性，防止信息泄露和滥用。同时，系统还可以实现数据的备份和恢复，确保数据的完整性和可靠性。

　　（二）总体架构

　　系统遵循国家电子档案、电子文件等有关规范、标准，参考国际通用的开放档案信息系统模型（OAIS）进行研发，依托物联网技术、计算机网络构建成了一个可视化智能档案管理平台，实现纸质和电子档案的一体化管理。

　　总体架构如图所示：

　　1.管理层。使用对象是省、市、县司法局，可以从电脑端或移动端操作。有以下功能，档案录入、档案检索、档案归档、档案管理，档案移架、档案统计、移动终端、档案借还、借阅记录等。

　　2.应用层。该系统励志服务于省司法厅档案中、市局档案中心、区县档案室。

　　3.基础层。用户把社区矫正对象的档案信息录入到系统中包括档案扫描文件，系统进行储存到服务器上，方便用户随时调用，可在手机端和电脑端同时查询社区矫正对象电子档案信息。

　　二、创新点

　　（一）多级权限管控

　　社区矫正档案管理系统涉及多组织机构、多用户和多角色对档案管理使用的权限，只有系统的权限管理功能足够强大，才能满足这些复杂的权限需求。通过强大的权限管理机制，满足日常对社区矫正档案管理系统的使用和管理需求。系统采用系统管理员（一般为信息中心）、业务管理员（档案室人员或业务人员）分离的设计机制，使职责更加分明。可以对不同的档案库或目录设置分级管理员，由他们来对下属人员分别进行授权。权限可以控制到字段一级（即可授给某些用户可查看、可修改某些字段内容的权限，如财务数据，某些敏感金额等数据只允许领导和财务人员查看，普通人员只能看到普通信息，却看不到该信息中的金额字段内容。），还可以根据字段的内容属性授权（如密级为“机密”的文档记录只允许某人查看）。权限也是可继承的，如果某用户所在的组或角色拥有访问某文档的权限，那么这个用户也缺省拥有该权限。可以设置用户某个权限的有效时间范围，超过这个时间期限，自动收回权限。

　　（二）高安全性

　　登录安全

　　需要与现有身份认证体系接合，在登录系统时对用户身份进行验证，实现强身份认证。

　　安全审计

　　提供安全审计功能，可以对所有用户在系统中的所有操作进行记录审计。

　　脱机安全

　　能够实现对脱机（下载后）的档案信息仍能够进行有效的跟踪和控制，控制内的档案在未通过验证时不允许浏览。

　　用户管理

　　可以根据实际部门定义相应的组织机构和角色。

　　数据加密

　　可以对档案进行加密存储。

　　（三）数据存储

　　档案的数据是由结构化数据和非结构化数据组成，而非结构化数据又是数据管理中的难点。非结构化数据的调用和检索都是技术上需要重视的环节，而存储的方式将直接影响这些数据的管理和利用。针对这些大量的结构化和非结构化数据，本系统都需要进行有效的设计。

　　目录数据

　　针对现有的档案数量以及随着业务的扩展每年增加的档案数量，在存储能力方面需要进行有效的规划。

　　系统为每个档案记录分配一个唯一的ID对其进行标识，ID用全球唯一标识数表示，以确保在日后业务不断发展增长的要求。

　　非结构化数据

　　档案容量设计：由于非结构化数据（电子文件）的容量一般都比较大，直接保存在数据库中会对数据库系统的性能造成较明显的影响，为此系统在数据库中只保存档案的属性信息，而将档案的内容保存在单独的存储设备中，在数据库中保存档案的索引。

　　压缩设计：在电子文件保存到系统时，系统会自动采用标准的数据无损压缩算法对文件进行压缩处理。

　　加密设计：对存储到系统中的电子文件进行加密，即使数据丢失、存储介质丢失也不会造成机密泄露。

　　（四）高性能设计

　　负载均衡设计

　　针对社区矫正档案管理系统的部署及档案数据利用需求，要求服务器必须能够承载足够的压力。

　　系统将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，所以在系统部署方面可以实现更加灵活的部署方式。对于小规模的应用，可以将应用服务器与数据库部署在一台服务器上，而对于较大规模的应用，可以将应用服务器与数据库分离，对于更大规模的应用则可利用负载均衡技术，部署两台或多台应用服务器。

　　一台应用服务器与一台数据库部署在一起或分开部署的情况：

　　采用两台或多台应用服务器的情况：

　　双Cache设计

　　采用两级Cache技术，最大程度提高系统性能。

　　第一级Cache，在服务器端，多人同时读取一个文件时，可在服务器端的Cache中获取。

　　第二级Cache，在用户终端机器上，第二次浏览上一次浏览过的文件，只需要通过一定信息的校验（判断信息是否更新，如无更新），就可以在本地直接打开，而不需要从服务器上重新下载。

　　三、实施过程及应用成效

　　（一）全面梳理，统筹完善，实现全县社区矫正档案规范统一

　　一是全面梳理《社区矫正法》《社区矫正法实施办法》《山东省社区矫正实施细则》等法律法规规定，依据法条，统一制定规范社区矫正各类执法文书，实现全县社区矫正执行档案、工作档案的统一规范，对新入矫接收的社区矫正对象全部启用新的规范格式，对于历史遗留的老档案，矫正对象仍在矫正期内的，依据时间节点逐步补充完善新的执法文书。二是制定《平邑县社区矫正档案规范化建设工作实施方案》，召开动员会议，统一思想，对所有文书进行统一梳理，对档案填写、审批流程、存档目录进行统一规范，确保所有应当制作文书不缺失，文书之间形成逻辑关系，多次召开业务培训会议，对讯问、询问、走访、谈话笔录制作进行规范化培训。三是依托山东省智慧矫正平台，实现执法审批类文书的线上办理。所有执法审批类文书，实现全流程线上办理，制作电子签章，让社区矫正审批类文书更办理更加流程化、便捷化。截止目前已实现线上审批文书办理2000余件，实现了全县社区矫正执法审批类文书的规范统一。

　　（二）依托科技创新，推动智慧赋能，实现社区矫正档案电子化管理

　　一是全面梳理老旧档案，实现老旧档案电子化管理。购买2台快速扫描仪，抽调专门人员，对老旧档案进行电子化档案扫描。截止目前，已扫描老旧档案5000余份，实现了老旧档案的信息化管理。二是严格落实档案管理制度，确保新档案一体化推进。根据《平邑县社区矫正档案管理规范》，对新形成的社区矫正档案，按照边矫正边规范的工作原则，对新的社区矫正文书随时形成电子档案，确保档案管理的规范性和时效性。目前，大队及各中队均已落实电子化档案管理职责，所有档案实现了线上一键调取。三是守正创新，建立符合自身实际的电子化档案管理系统。联合软件开发厂家，根据工作实际需要设计电子化档案管理系统。目前，系统已实现对所有档案的二维码编码登记、管理，日常管理、借阅、调阅进一步规范。

　　（三）压实责任，加强督导，确保社区矫正档案管理规范有序

　　一是县司法局成立督导组，对落实《平邑县社区矫正档案规范化建设工作实施方案》不力，不积极开展档案整改工作的，进行诫勉谈话，确保社区矫正档案规范化建设工作的顺利开展。二是制定《平邑县社区矫正档案管理规范》，明确大队、中队档案管理职责，压实工作责任，对档案的管理、制作、保存、流转等做到有据可查、有规可依。三是明确档案管理责任人，大队及各中队均明确专人负责管理档案，大队在做好自身档案管理工作的同时，对在矫期间中队保管的社区矫正对象档案进行督促，对各项文书的制作、上报、备案的时间予以明确，定期通报各中队档案上报、备案工作情况，以通报的形式促进档案规范化管理。

　　实行社区矫正档案一体化管理工作以来，社区矫正档案由专人负责管理，明确了职责，整合了资源，实现职责明确、人员专职、规范统一，形成常态化、标准化社区矫正档案管理模式，档案完整率和统一保管率达到100%。

　　责任编辑：广汉